La legalización es un acto en ejercicio de la fe pública por medio del cual un funcionario designado a tal efecto, certifica que la firma de otro funcionario, escribano público o representantes de instituciones habilitadas, guardan similitud con la firma que obra en el registro consular.
La legalización es aplicable a todo documento extranjero que tenga que surtir efectos jurídicos en el territorio de la República del Paraguay.
El documento a ser legalizado debe contener la firma de la persona autorizada, cuyo facsímil obra en el registro respectivo de la Oficina Consular y haber cumplido con los requisitos legales internos del país sede de la misma.
La República del Paraguay es Parte del Convenio de la Haya sobre Apostilla del 5 de octubre de 1961, ratificado por Ley N° 4987/13 del 10 de julio de 2013.
Cada Estado designará a la entidad competente para la aplicación de la Apostilla. En el caso del Paraguay, por Decreto N° 520/2013 del 22 de octubre de 2013 se designó a la Dirección General de Asuntos Consulares del Ministerio de Relaciones Exteriores como la autoridad competente para la expedición de Apostilla, función a cargo de la Dirección de Legalizaciones desde el 1 de setiembre de 2014.
La Apostilla es una legalización simplificada mediante la cual el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República del Paraguay, certifica la firma y el título con que ha actuado el funcionario público que suscribió un documento, confiriéndole autenticidad y, en consecuencia, validez en el país donde será presentado.
La Apostilla se aplica únicamente a los documentos públicos que emanan de autoridades o funcionarios vinculados a una jurisdicción del Estado del cual se originan dichos documentos, incluyendo los provenientes de un tribunal administrativo, constitucional o eclesiástico, del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial; los documentos administrativos; los documentos notariales, certificaciones oficiales que hayan sido aplicadas sobre documentos privados y autenticaciones de firmas.
Con la República Federal de Alemania no se aplica el Convenio y, en consecuencia, se siguen los procedimientos habituales para la legalización de los documentos procedentes o destinados a ese país.
El Convenio no se aplica ni a documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares, ni a los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera (como los certificados de origen, facturas comerciales, manifiestos, conocimientos.)